Site yönetim kurulu için personel sözleşmesi kontrol listesi

Site ve rezidans yönetimleri; güvenlik, temizlik, teknik bakım ve danışma gibi hizmetlerin düzenli yürütülmesi için sıklıkla dış kaynak kullanımına başvurur. Doğru firmayı bulmak sürecin sadece ilk adımıdır. Operasyonun sorunsuz ilerlemesi, hizmet standartlarının korunması ve yönetimin hukuki risklerden uzak kalması, imzalanacak sözleşmenin detaylarına bağlıdır.

İşletmelerin operasyonel yükünü hafifleten kurumsal personel temini süreçlerinde, beklentilerin ve sorumlulukların kağıda doğru dökülmesi gerekir. Eksik tanımlanmış bir sözleşme; boş kalan vardiyalar, görev karmaşası veya beklenmeyen maliyetler olarak site yönetimine geri dönebilir.

Bu rehber, personel temin firması seçerken kararını vermiş olan site yönetim kurullarının, imza aşamasından önce operasyonel detayları gözden geçirebilmesi için hazırlanmıştır.

Önemli Not: Aşağıdaki maddeler operasyonel süreçlerin yönetimine dair bir kontrol listesidir. İmzalanacak dış kaynak personel hizmet sözleşmesinin hukuki bağlayıcılığı ve mevzuata uygunluğu için mutlaka bir hukuk uzmanından görüş alınması önerilir.

1. Kapsam ve Görev Tanımları

Sözleşmenin temelini, hangi personelin tam olarak hangi işi yapacağı oluşturur. Görev sınırlarının net çizilmemesi, sahada “bu benim işim değil” tartışmalarına yol açabilir.

• Hizmetin Sınırları: Temizlik personelinin ortak alanlar dışında hangi bölgelerden sorumlu olduğu veya güvenlik personelinin danışma görevlerini kapsayıp kapsamadığı netleştirilmiş mi?
• Kadro Yapısı: Hizmet verecek personelin sayısı, görev unvanları ve çalışma lokasyonları sözleşmede açıkça belirtilmiş mi?
• Ekipman ve Malzeme: Temizlik kimyasalları, güvenlik teçhizatları veya personel kıyafetlerinin kim tarafından temin edileceği yazılı hale getirilmiş mi?

2. Vardiya Düzeni ve Personel Değişimi

Site yönetimleri için en kritik konulardan biri operasyonun kesintiye uğramamasıdır. Özellikle 7/24 esasına dayalı güvenlik ve resepsiyon gibi görevlerde vardiya boşluklarının nasıl yönetileceği sözleşmede yer almalıdır.

• Çalışma Saatleri: Personelin günlük ve haftalık çalışma saatleri, mola süreleri ve vardiya dönüşümleri tanımlanmış mı?
• Boş Kadro Yönetimi: Hastalık, izin veya ani işten ayrılma durumlarında, yüklenici firmanın yerine yeni personeli ne kadar sürede yönlendireceği belirlenmiş mi?
• Personel Değişim Talebi: Site yönetiminin, performansından memnun kalmadığı bir personelin değiştirilmesini talep etme hakkı ve bu talebin uygulanma koşulları sözleşmede var mı?

3. SGK, Özlük Hakları ve İşveren Sorumlulukları

Dışarıdan personel hizmeti alındığında, site yönetimi ile hizmet veren firma arasında asıl işveren-alt işveren ilişkisi doğar. Bu durum, personelin yasal hakları konusunda site yönetimini de sorumlu hale getirebilir.

• Yasal Yükümlülükler: Personelin SGK primleri, maaş ödemeleri, fazla mesai ücretleri ve yıllık izin haklarının yüklenici firma sorumluluğunda olduğu açıkça ifade edilmiş mi?
• Rücu Hakkı: Yüklenici firmanın yasal yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda, site yönetiminin uğrayabileceği zararları firmaya rücu edebileceğine dair madde bulunuyor mu?
• Sigorta: Yüklenici firmanın üçüncü şahıslara karşı mali mesuliyet sigortası yaptırıp yaptırmayacağı ve poliçenin sözleşmeye eklenip eklenmeyeceği belirlenmiş mi?
• İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG): Personelin İSG eğitimleri, sağlık taramaları ve kişisel koruyucu donanımlarının kim tarafından sağlanacağı ve takip edileceği belirtilmiş mi? (Detaylı bilgi için alt işveren ilişkisinde asıl işverenin sorumluluğu yazımızı inceleyebilirsiniz.)

4. Denetim, Eğitim ve Raporlama

Hizmetin kalitesi, ancak düzenli denetim ve şeffaf raporlama ile ölçülebilir. Yönetim kurulu, sahada işlerin planlandığı gibi gidip gitmediğini takip edebilmelidir.

• Saha Denetimleri: Yüklenici firmanın operasyon yöneticilerinin siteyi hangi sıklıkla ziyaret edeceği ve personeli nasıl denetleyeceği tanımlanmış mı?
• Raporlama Düzeni: Personel devamlılığı, yapılan işler ve olası saha problemleri hakkında site yönetimine sunulacak raporların periyodu belirlenmiş mi?
• Oryantasyon ve Eğitim: Yeni başlayan personelin site kurallarına ve görev tanımına uyum sağlaması için verilecek eğitimlerin kapsamı sözleşmede yer alıyor mu?

5. Fiyatlandırma ve Artış Koşulları

Sözleşme süresince yaşanabilecek maliyet değişikliklerinin önceden öngörülmesi, bütçe planlaması açısından zorunludur.

• Hizmet Bedeli Kapsamı: Aylık fatura edilecek tutarın içine maaş, SGK, yol, yemek ve (varsa) malzeme giderlerinin dahil olup olmadığı net mi?
• Fiyat Güncelleme Kriterleri: Asgari ücret artışları veya yasal mevzuat değişiklikleri durumunda, hizmet bedeline yansıtılacak farkların hangi formüle veya orana göre hesaplanacağı belirtilmiş mi?
• Ödeme Koşulları: Fatura kesim tarihleri, ödeme vadeleri ve gecikme durumunda uygulanacak prosedürler açıkça yazılmış mı?

6. Fesih Koşulları ve Cezai Şartlar

Her iki tarafın da haklarını korumak adına, sözleşmenin hangi durumlarda ve nasıl sonlandırılabileceği net bir şekilde ifade edilmelidir.

• Sözleşme Süresi: Hizmetin başlangıç ve bitiş tarihleri ile sözleşmenin kendiliğinden uzama koşulları tanımlanmış mı?
• Haklı Nedenle Fesih: Hizmet standartlarına uyulmaması, yasal yükümlülüklerin ihlali veya personelin eksik temin edilmesi gibi durumlarda site yönetiminin sözleşmeyi tek taraflı feshetme hakkı var mı?
• İhbar Süreleri: Olağan fesih durumlarında tarafların birbirine ne kadar süre önceden yazılı bildirim yapması gerektiği belirlenmiş mi?

Site Personeli Operasyonlarında OSP Group Yaklaşımı

İstanbul genelinde site ve rezidans personeli operasyonları yürüten OSP Group, işe alım, vardiya takibi ve SGK/özlük süreçlerini sözleşme kapsamında üstlenir. Hizmet kapsamı, projenin ihtiyaçlarına göre hazırlanan sözleşmeyle tanımlanır ve saha denetimleriyle takip edilir.

Sitenizin güvenlik, temizlik, teknik veya danışma personeli ihtiyaçları için operasyonel süreçleri profesyonel bir temele oturtmak isterseniz, OSP Group’tan kurumsal teklif alabilirsiniz.